Introdução e objeto
De acordo com o disposto na Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, que regula a proteção das pessoas que denunciam infrações legais e combatem a corrupção (“Lei 2/2023”), a MITREN S.A. (“MITREN”) implementou um Canal de Ética que cumpre todos os requisitos estabelecidos na Lei 2/2023. O Canal de Ética (o “Canal”) configura-se como um pilar fundamental da cultura de compliance da empresa e tem como objetivo reforçar a cultura de informação e o sistema de integridade implementado na MITREN.
Através do Canal, qualquer pessoa ligada à atividade da empresa (“Informante”) poderá comunicar aquelas condutas que possam ser contrárias ao regulamento interno da MITREN ou à legislação em vigor (desde que constituam contraordenação grave ou muito grave e são suspeitas de uma ofensa criminal, sobre violações da legislação laboral em matéria de segurança e saúde no trabalho), ou quando tal conduta possa constituir infrações à Constituição Brasileira em relação aos seus interesses financeiros ou influência no mercado interno, desde que tais ações tenham sido realizadas pelos Membros da Organização.
A MITREN nomeou o Comitê de Ética como responsável pelo Canal de Comunicação de Compliance e Integridade.
Informações escritas e verbais podem ser enviadas pelo Canal através de um sistema de gravação. Além do Canal Ético, a MITREN dispõe de outros canais de comunicação para outros fins, que se mantêm em vigor para tratar de assuntos que, até a data, são comunicados através dos mesmos, reservando-se o Canal Ético para assuntos do âmbito material da Lei 2/2023.
Neste sentido, caso os referidos canais recebam uma comunicação cujo conteúdo se enquadre no âmbito material da referida Lei, as pessoas que recebem as comunicações devem informar ao Comitê de Ética da MITREN imediatamente, e as pessoas que recebem a comunicação devem cumprir todas as garantias de confidencialidade e os princípios que afetam o Comitê de Ética da empresa.
Garantias do processo de investigação
O procedimento que será seguido para tratamento das comunicações recebidas no Canal está detalhado no “Procedimento de Gestão das Informações recebidas no Canal de Ética MITREN” (o “Procedimento”), estabelecendo a seguir as garantias que serão seguidas tanto na recepção como na gestão da informação, assim como no procedimento de investigação.
- Privacidade: qualquer informação será confidencial. Será tratado com a máxima confidencialidade e respeitará, em qualquer caso, a legislação e a regulamentação em matéria de proteção de dados. Os responsáveis pela gestão do Canal e pela investigação manterão o mais absoluto sigilo sobre a identidade dos informantes e dos afetados, quando deles tiverem conhecimento.
- Anonimato: o sistema lida com comunicações anônimas.
- Independência e Autonomia: o Comitê de Ética indicado pelo conselho de Administração da empresa é autônomo e independente para a gestão integral do Canal, incluindo o procedimento de realização de investigações internas.
- Conflitos de interesse: o Canal estabelece mecanismos para evitar conflitos de interesse na gestão de fundos e investigação das comunicações recebidas.
- Proteção contra represálias: A MITREN protegerá os seus direitos pessoais de qualquer retaliação contra denunciantes que, de boa fé, denunciarem infrações à legislação vigente ou aos regulamentos internos da empresa.
- Direitos de defesa e presunção de inocência: A MITREN garante o direito de defesa e de presunção de inocência das pessoas afetadas pelas comunicações recebidas através do Canal.
- Rapidez na gestão das comunicações recebidas, evitando atrasos injustificados na gestão do sistema e na investigação das comunicações.
Princípios essenciais do procedimento de investigação
- Envio do aviso de recebimento da comunicação ao informante no prazo de 7 (sete) dias corridos a partir do recebimento, com a única exceção de que tal aviso poderá comprometer a confidencialidade da comunicação.
- Quanto ao prazo para a realização da investigação, este não poderá ultrapassar 3 (três) meses a partir do recebimento da comunicação ou, caso não tenha sido enviado o aviso de recebimento ao informante, 3 (três) meses a partir da expiração do prazo de 7 (sete) dias após a realização da comunicação, salvo casos de especial complexidade, em que o prazo poderá ser prorrogado por mais 3 (três) meses.
- É estabelecida a possibilidade de manter comunicação com o informante e, caso se considere que este contribuiu, serão solicitadas informações adicionais.
- A pessoa afetada tem o direito de ser informada das ações ou omissões que lhe são atribuídas, bem como de ser ouvida. Esta comunicação ocorrerá no momento e forma considerados adequados pelo Gestor do Sistema, a fim de garantir a conclusão bem sucedida da investigação.
- Quando os fatos tiverem indícios de crime, a investigação prosseguirá, com envio das informações ao Ministério Público.
Canais externos de informação
Através dos canais abaixo, os informantes são comunicados de que existem canais externos com diferentes áreas de competência. Os canais externos referidos são, na data desta Política, os seguintes:
- Ouvidoria-Geral: para aquelas infrações ou violações que afetem ou produzam efeitos em todo o território brasileiro, a Ouvidoria-Geral é a unidade responsável por receber e analisar as denúncias registradas pelos cidadãos e servidores no Ministério da Cidadania. É o canal de comunicação seguro, independente e imparcial, ao qual o servidor ou qualquer cidadão poderá recorrer para relatar situações suspeitas, que violem normas legais ou éticas. No âmbito do Ministério da Cidadania, o tratamento de denúncias está previsto na seção II da Portaria MC nº 670, de 13/09/2021.
- Fala.BR: os maiores sistemas governamentais de ouvidoria (e-Ouv) e de acesso à informação (e-Sic) do Brasil se integraram para formar o Fala.BR. Desenvolvido pela Controladoria-Geral da União (CGU), a plataforma permite aos cidadãos fazer pedidos de informações públicas e manifestações de ouvidoria, em conformidade com a Lei de Acesso à Informação e o Código de Defesa dos Usuários de Serviços Públicos.
Proteção de dados
A MITREN informa que os dados pessoais que nos fornecer serão tratados pelo órgão administrativo (como Responsável pelo Tratamento), de acordo com a Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, que regula a proteção das pessoas que denunciam infrações regulamentares e a luta contra a corrupção, e a Lei 3/2018 sobre Proteção de Dados, com a única finalidade de tratar a comunicação efetuada. O tratamento dos seus dados é legitimado por lei e será conservado durante o período legalmente estabelecido. Uma vez decorridos os prazos legais de prescrição, a MITREN procederá à sua destruição.
A identidade do informador será sempre confidencial e não será comunicada às pessoas a quem se referem os fatos comunicados ou a terceiros. A pessoa a quem se referem os fatos comunicados não será, em caso algum, comunicada da identidade do informador ou da pessoa que fez a divulgação pública.
O utilizador pode exercer os seus direitos de acesso, retificação, limitação e supressão ou extensão da informação sobre as políticas de privacidade por meio do nosso responsável pela proteção de dados [email protected], bem como apresentar uma queixa junto à Ouvidoria-Geral Brasileira.
Membros da Organização: membros do corpo diretivo, gerentes, empregados e demais pessoas sob dependência hierárquica de qualquer um dos anteriores.